כמפעילת פעילות טיולים מקוונת, חובה לקיים מדיניות ברורה ותמציתית להחזרים וביטולים. לקוחות מבטלים בנסיבות בלתי צפויות ומתנגשים עם דרישות החוק, גם בהתראה קצרה. הגבלות נסיעה, סגירת גבולות, עיכובים בטיסות, שינויי מזג אוויר ותנאים אישיים עלולים לגרום לבקשות ביטול.
באמת, עוד גורם ללחץ עבור בעל עסק העובד בענף התיירות.
המדריך המקיף שלנו מציע את שיטות העבודה המומלצות כיצד לנהל את תהליך הביטול ולבקש החזרים כספיים עבור עסק פעילות הטיולים המקוונת שלך בתעשיית התיירות. אנו גם משתפים טיפים מועילים כיצד תוכלו למנוע ביטולים מלכתחילה.
מדיניות ונוהל ביטולים מוצקים יעניקו ללקוחות שלכם שקט נפשי ויגבירו את הסיכוי שהם יזמינו איתכם סיורים. זה גם עוזר להגן על העסק שלך מפני הפסדים פוטנציאליים עקב הזמנות שבוטלו.
מהי מדיניות ביטול טובה?
מדיניות לביטולים והחזרים כספיים היא מערכת כללים שמכתיבה מתי וכיצד לקוחות יכולים לשנות את ההזמנות שלהם. תנאי הביטול צריכים להיות הוגנים הן כלפי הלקוח והן כלפי העסק.
- נותן ללקוח זמן לשנות את ההזמנות שלו מבלי לספוג קנס, תוך שהוא גם מגן על העסק מפני ביטולים של הרגע האחרון.
- צוין בבירור במהלך תהליך ההזמנה כך שהלקוח מודע למה לצפות.
- עקבי ללא קשר לסיבת התפנית, יצירת אמון הצרכנים ומתן חוויה נהדרת.
ניהול מדיניות ביטולי סיורים
ביטולים וניהול החזרים יכולים להיות בעיות מסובכות עבור חברת פעילות. מצד אחד, אתה לא רוצה לפספס את הכנסות החברה אם לקוח מבטל את ההזמנה שלו.
ובטח, אתם לא רוצים להכעיס לקוחות פוטנציאליים בכך שאתם נוקשים מדי בתהליך הביטול ובתנאים.
אז איך מוצאים את האיזון הנכון?
1. בחנו את מדיניות ההחזרים והביטולים שלכם
כאשר סיור מבוטל, כדאי שתהיה מסגרת זמן שנותנת לך מספיק זמן כדי להבטיח הזמנה חדשה. אתם, מפעילי הטיולים, יכולים לספק ביטולים בחינם עד 24 שעות, 48 שעות או 72 שעות לאחר תאריך העזיבה.
לחלופין, תוכלו להציע ביטול חינם עד 24 שעות לאחר ביצוע ההזמנה, או עד 7 ימים לפני מועד היציאה.
לא משנה באיזו אפשרות תבחרו, וודאו שאתם נותנים לעצמכם מספיק זמן כדי למצוא הזמנה חדשה. אחרת, אתה עלול בסופו של דבר להפסיד כסף אם אתה צריך לבטל ברגע האחרון.
מה צריך לכלול?
- כמה זמן יש לאפשר ללקוחות לבטל? האם כדאי לגבות דמי ביטול או לא?
- איך מטפלים בביטולי לקוחות? באילו דרכים הם יכולים לתקשר איתך? האם אתה צריך להתמודד עם זה עם שיחות טלפון ידניות ודואר אלקטרוני או שאתה יכול להשתמש בכלים ושירותים של אוטומציה, במקום זאת?
- מה קורה כאשר לקוחות מבטלים את ההזמנות שלהם? איך תגיב? האם אתה יכול ליצור אסטרטגיה שיווקית כדי למלא את התאריכים הריקים?
- או מה אם, אתה צריך להיות זה שצריך לבטל? איך אתה יכול לתת הודעה?
מדוע חשוב שתהיה מדיניות ברורה להחזרים וביטולים?
האופן שבו אתם מטפלים בהחזרים ובביטולים יוצר השפעה משמעותית על הרושם של הלקוחות שלכם.
חוץ מזה, מדיניות פשוטה, ברורה ועקבית מגנה עליך מפני כל אחריות וחוסכת לך זמן ומשאבים בנסיבות קשות.
במהלך ביצוע ההזמנה, על הלקוחות להסכים למדיניות כדי להתקדם. אם מישהו צריך לשנות או לבטל נסיעה שהוזמנה, זה יעזור לך לכסות את העמלות שלך עבור אי-הופעה (או שאתה חייב).
הנה דוגמה למדיניות ברורה של היפוך והחזרים כספיים עבור מפעילי תיירות: אנא שימו לב: יש לכם 7 ימים לבטל את הזמנתכם ולקבל החזר מלא של כספים ששולמו. אם תבטלו תוך שבוע ועד 24 שעות לפני מועד העזיבה, תחויבו בפיקדון. אם תבטלו תוך 24 שעות או שלא תופיעו, תחויבו ב-100% מהמחיר. אם הנסיעה תבוטל בגלל מזג אוויר גרוע או תקלה, אנו נחזיר לכם את ההזמנה.
הקפידו ליידע את הלקוחות על הצעדים שעליהם לנקוט כדי לבטל הזמנה. כולל פרטי הקשר שלהם, כמו מספרי טלפון וכתובות דואר אלקטרוני.
2. ניהול דמי ביטול
מחיר גבוה יותר = גמישות רבה יותר
מפעילים בענף התיירות והפעילות, כמו בענף המלונאות, קובעים תשלום שאינו ניתן להחזר עבור סיורים בקבוצות קטנות והזמנות זולות יותר תוך מתן החזרים כספיים מלאים על נסיעות יקרות יותר. למשל, נסיעות עם ביטוח נסיעות.
ככל שהמחיר גבוה יותר, כך הם מציעים גמישות רבה יותר.
הציעו חלופות להחזר כספי מלא
במקום לאפשר הזמנות שבוטלו, למה לא להציע לתזמן מחדש או להזמין מחדש? בדרך זו, אתה יכול להבטיח שלא תיכשל בהכנסות ובלקוחות.
מצד שני, חלק מספקי הפעילות גובים גם תשלום הוגן עבור ביטול סיור שהוזמן במקום להנפיק החזר מלא. בחירה בשיטה זו עוזרת לך להתאושש ולהגן על עלויות הזמן והמשאבים המושקעים בתהליך ההזמנה.
הזמן עכשיו, שלם מאוחר יותר
במקרה שאתה מציע 'ספר עכשיו, שלם מאוחר יותר, ויש לך פיקדון שאינו ניתן להחזר עבור הסיור. זה אמור להספיק כדי לכסות את עלות הזמן והמאמץ שלך.
3. סקור את מדיניות הביטולים עם צדדים שלישיים
רוב חברות הטיולים עובדות בשיתוף פעולה הדוק עם ספקי צד שלישי ועם עסקים מקומיים עבור שירותי חוויית הסיור שלהם. אם כן, הקפד להתחבר אליהם היטב כדי לקבוע פתרונות שאמורים לעבוד עבור שני הצדדים.
עבודה עם OTAs
רוב ה-OTAs מציעים החזר מלא עבור ביטולים שבוצעו 24 שעות לפני הסיור. ודא שזה תואם את מדיניות הביטולים של החברה שלך, כפי שמוצג באתר שלך. כך שתוכל לשמור על עקביות בכל ערוצי המכירות שלך.
עבודה עם ספקים
סקור את המדיניות לגבי החזרים וביטולים שיש לך עם ספקי צד שלישי.
לדוגמה, בעבודה עם Stripe כשער תשלום, Stripe גובה דמי ביטול אך זה תלוי במידה רבה בחוזה שלך איתם.
זה אותו הדבר לגבי מערכות ההזמנות שלך. חלקם עדיין יגבו מכם עמלות כאשר תחזירו ללקוח.
האם אתה יכול אולי לתקשר ולפנות אליהם ולבקש גמישות?
ככל שהתקשורת שלכם טובה יותר, כך תוכלו להפוך את מדיניות הביטול שלכם לספציפית יותר, כך יש לכם שליטה רבה יותר על ההזמנות שלכם.
4. הפחיתו ביטולים והחזרים כספיים
יש לך שלוש דרכים אפשריות להמליץ על מוצרים ושירותים לנוסעים כדי להימנע מביטול עסקאות:
- החלפת כרטיס לשובר (תקף ל-1-2 שנים)
- הנחות או מבצעים
- תזמון מחדש של תאריכים
- העברת הזמנה
תכונת Magic Link של TicketingHub מאפשרת לאורחים לנהל ולגשת להזמנות, להחזרים ולביטולים שלהם עם זמינות בזמן אמת. לאורחים יש אפשרות לשנות את הזמנתם בשובר, לקבוע מועדי איסוף מחדש או להעביר למישהו אחר לפני הביטול.
בדרך זו, אתה מבטיח כל נסיעה ולא לאבד הזמנות, תוך הפחתת עבודת הניהול בקצה האחורי.
5. התמקדו בלקוחות קיימים
נמצא כי נסיעות או אירועים בעלות נמוכה כוללים לעתים קרובות את ההזמנות שבוטלו ביותר. האורחים עשויים להחליט בקלות לשחרר אותו מכיוון שהם לא הוציאו הרבה על ההזמנה.
כדי לספק ולספק לאורחים את התמורה הטובה ביותר, הימנעו מהורדת התמחור שלכם כדי למשוך יותר הזמנות. במקום זאת, הפכו את זה להזדמנות ליצור חוויית נסיעה יוצאת דופן שתעלה על הציפיות שלהם.
אולי לשקול, האם אתה יכול לשלב שירותים ולהציע חוויה ייחודית?
הראו לאורחים שלכם מדוע עליהם לרכוש את הסיור שלכם על פני המתחרים באזור. מתן שירות וערך יוצאי דופן מפחית את הביטולים. אז הם יחזרו ויציעו את השירותים שלך לאחרים.
פתרון ההזמנה האולטימטיבי עבורכם
האם אתה מחפש פתרון כרטוס אחראי שהוא מהיר, קל לשימוש ומציע אינטגרציות ברמה עולמית? אל תחפשו רחוק יותר מתוכנת TicketingHub. אנו מוצאים פתרונות באמצעות התוכנה שלנו. בעזרתו, תוכלו להגדיר את החשבון שלכם במהירות ובקלות, ללא עמלות חודשיות או קליטה.
- אינטגרציה פשוטה ומהירה.
- שירות לקוחות ותמיכה מהשורה הראשונה
- כלי אוטומציה (הפחתת עבודת הקצה האחורי)
- ווידג'ט הזמנה קל משקל
אפשר עיבוד קל של תנאי התשלום ובצע שינויים במסלולים או בזמני ההגעה/עזיבה. נהלו סיורים, סוכנים ואנשי צוות בהתאמה אישית במקום אחד. בנוסף, תוכלו להודיע לנוסעים מראש וליישם מחירים דינמיים. אז למה אתם מחכים? הירשמו עוד היום!
